La era de las facturas en PDF está llegando a su fin en España. A partir de 2025, las empresas obligadas a ello que no adopten la facturación electrónica se podrán enfrentar a sanciones.
Según la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece, todas las empresas y profesionales deberán implementar sistemas de facturación electrónica para cumplir con las normativas fiscales y de control de pagos.
Esta nueva regulación, que se espera sea aprobada este mismo mes de septiembre, dará su primer gran paso en 2025 para aquellas empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros. El Gobierno ha dejado claro que quienes no se adapten estarán sujetos a penalizaciones económicas, poniendo fin a la comodidad de trabajar con simples documentos PDF.
¿Cómo funcionará la facturación electrónica?
El objetivo de esta normativa es avanzar en la digitalización de las transacciones comerciales, haciendo obligatoria la emisión de facturas a través de sistemas homologados. A partir de 2025, las empresas deberán utilizar software autorizado para generar y gestionar facturas electrónicas.
Además, para aquellos que no deseen emplear plataformas privadas, el Gobierno pondrá a disposición una solución pública gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), que garantizará el control y registro de todas las facturas emitidas.
Una de las claves de esta nueva medida es la obligación de enviar copias de todas las facturas a la AEAT, lo que permitirá un control más exhaustivo y reducirá la morosidad en las transacciones. El objetivo final es agilizar el flujo de pagos y evitar problemas con el cobro de facturas pendientes, un tema que afecta a muchas pequeñas y medianas empresas (PYMEs).
Sin embargo, la implementación de esta nueva forma de trabajar también supondrá un desafío para muchas empresas, que tendrán que adaptar sus sistemas internos para poder procesar correctamente las nuevas facturas electrónicas.
Plazos de implementación
Aunque la Ley Crea y Crece entró en vigor el 19 de octubre de 2022, la obligatoriedad de la facturación electrónica todavía no ha sido implementada por completo. Se espera que esta normativa sea aprobada en septiembre de 2024, momento en el que comenzará el proceso de adaptación.
– Las empresas con una facturación anual superior a los 8 millones de euros tendrán hasta septiembre de 2025 para adoptar por completo la facturación electrónica.
– Para el resto de empresas, la normativa entrará en vigor un año más tarde, es decir, en septiembre de 2026.
– Los autónomos, por su parte, contarán con un plazo adicional y deberán cumplir con la normativa a partir de septiembre de 2027.
Sanciones para quienes no cumplan con la normativa
Como es de esperar, no adoptar la facturación electrónica tendrá consecuencias. Las sanciones para quienes incumplan la normativa varían en función de la gravedad de la falta. Las multas pueden alcanzar los 150 euros por cada factura no procesada correctamente, y en los casos más graves, pueden ascender hasta el 75% del importe de la factura si se detectan irregularidades o falsificaciones.
Por otro lado, aquellas empresas que no adapten sus sistemas a tiempo y sigan utilizando métodos de facturación tradicionales una vez que la normativa esté en vigor podrían enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros. Esto incluye cualquier intento de eludir la nueva normativa o continuar emitiendo facturas sin el formato homologado.
Facturación electrónica: ¿Un paso adelante o un quebradero de cabeza?
Si bien la facturación electrónica supone un avance significativo hacia la digitalización, muchas empresas, especialmente las pequeñas, podrían enfrentarse a desafíos a la hora de implementar esta normativa. La adaptación de sistemas y la necesidad de cumplir con los requisitos técnicos suponen una inversión inicial que no todas las empresas están preparadas para asumir.
No obstante, a largo plazo, se espera que este sistema ofrezca beneficios como una mayor transparencia en las transacciones, una reducción en los tiempos de cobro y una mejor planificación financiera. Además, al facilitar el registro y control de facturas, la facturación electrónica contribuirá a reducir los fraudes fiscales y mejorará la relación de las empresas con la administración pública.
¿Qué puedes hacer para prepararte?
Si eres una empresa o un profesional que opera en España, ahora es el momento de empezar a prepararte para esta transición. Algunas recomendaciones incluyen:
- Evalúa tu software de gestión: Asegúrate de que esté homologado para la emisión de facturas electrónicas o investiga la opción de utilizar la plataforma pública que ofrecerá la AEAT.
- Capacita a tu equipo: Es crucial que todas las áreas involucradas en la facturación, desde contabilidad hasta ventas, estén al tanto de los cambios que implica la nueva normativa.
- Revisa tus procesos internos: La automatización y la digitalización de los procesos pueden ser una gran ayuda para cumplir con la normativa sin contratiempos.
En definitiva, la facturación electrónica no solo es una cuestión de cumplimiento normativo, sino una oportunidad para optimizar la gestión de tu negocio y prepararte para el futuro.
Imagen generada con ChatGPT4o
